Trabalhando com List View no Lightning Experience

As listas de visualização (List View) do Salesforce exibem registros de objetos (padrões ou customizados) ou de Metadados customizados (custom metadata) em formato de lista (ou, se preferir: tabela. Com linhas e colunas) ou kanban (você pode alternar entre esses dois modos de visualização.

As listas de Custom Metadata são bastante limitadas. Não possuem recursos como Inline Editing ou ações de tela. Por isso vou manter o foco nas listas de objetos. Que possuem mais recursos e, por consequência, criam mais dúvidas quando se está criando ou editando-as.

Conceitos básicos de list view

Uma list view pode exibir registros de apenas um único objeto. Os registros que aparecerão na tela são definidos pelos critérios de filtros definidos por seu criador (ou editor), assim como as colunas que irão aparecer na tela. As colunas de uma lista são, invariavelmente, campos existentes no objeto que está sendo exibido.

 

Passos para criar uma list view

Escolha o objeto para o qual você quer criar a lista de visualização

Para criar uma list view você precisa acessar uma lista já existente do objeto em questão (os objetos padrão já possuem listas de visualizações criadas. E para os objetos customizados, no momento em que são criados, o salesforce já cria sua list view automaticamente. Então podemos considerar que todos os objetos existentes em uma org possuem ao menos uma list view)

Para acessar a lista de visualização de um objeto você pode clicar em uma guia (tab) ou buscar pelo objeto no aplicativo da org

Tendo acessado uma lista de visualização do objeto para o qual deseja criar a list view, clique na opção “new”  que fica em “List view controls” para criar sua lista customizada

 

 

 

Defina as colunas que serão exibidas List View

Defina as colunas que devem aparecer na sua tela. Selecione os campos que deseja e clique na seta que indica “move selection to visible fields”. Isso pode ser feito massivamente – ou seja, você pode selecionar e considerar mais de um campo de uma vez

Defina os critérios de filtros que serão aplicados à lista

Clique nas opções da list view e em “add filter” para criar um critério de filtro que irá definir quais registros devem aparecer na tela

Permissões de visualização de listas

O processo de criação de list views inclui a definição de permissão de visualização da lista. Isso determina quem vai poder acessar essa lista que está sendo criada. O salesforce permite as seguintes definições:

• Visible only to me: apenas você (usuário que está criando a lista) poderá acessar esta list view
• Visible to all users: todos os usuários da org poderão acessar a list view. Importante lembrar que o usuário só conseguirá acessar a list view se ele tiver acesso ao objeto que está sendo exibido (seja através do perfil, permission set… o importante é que o usuário tenha acesso ao objeto)
• Visible to certain groups of users: Nesta opção você pode escolher se vai compartilhar a list view com grupos públicos, papéis ou territórios específicos)

Edição em linha (Inline Editing)

A edição em linha é um ótimo recurso para que os usuários consigam editar vários registros na própria tela, sem precisar acessar cada um dos registros que será editado. Para editar registros na list view usando o inline editing, clique no símbolo do lápis (edit) que aparece na tela da lista. E então faça as edições desejadas na informações dos registros. Em seguida salve as alterações clicando no botão “save”.

É importante dizer que as permissões de edição do inline editing seguem a regra de permissões para o registro. Em outras palavras: o usuário só poderá editar na lista as informações que ele poderia editar no registro (campos do tipo fórmula não poderão ser editados, por exemplo. Também não poderão ser editados os campos aos quais o usuário possui acesso apenas de visualização).

Importante também destacar que o inline editing só fica habilitado em list views que possuem filtros de tipo de registro (record type). Então se sua lista estiver exibindo registros que possuam mais de um record type diferente: o inline editing não poderá ser usado.

Você também pode selecionar vários registros e aplicar para todos a edição feita em um deles:

Kanban

O modo de exibição “kanban” de uma list view serve para melhor visualização e gestão de status ou progresso de registros em um fluxo do negócio. O exemplo abaixo mostra uma list view de oportunidades. Na tela está sendo realizada a ação de transição de uma oportunidade do status “prospecting” para “qualification” usando a funcionalidade padrão de drag-and-drop desse modo de visualização:

 

Charts (gráficos)

Os objetos padrão possuem gráficos de list views criados também por padrão. Mas os charts podem ser criados tanto para objetos padrão quanto para customizados. O processo de criação de gráficos é abordado no nosso curso para administradores. É bem intuitivo. Te indico à acessar o conteúdo de apresentação do curso.

Ações de List View

Refresh: Atualiza a tela com atualizações feitas entre o momento do acesso à list view e o momento atual

Import: Acessa a função do Import Wizard (processo de importação de dados. Este processo também é explicado no detalhe no nosso curso de Administradores

Filter: Adiciona critérios de filtros para a lista de visualização

List view controls: Acessa todas as propriedades de edição da lista de visualização – rótulo, colunas, filtros, função clone e a opção de deletar

Controles de permissões para List View

Algumas permissões de sistema (system permissions) controlam o que determinados usuários (de acordo com configurações de profiles ou permission sets) podem ou não executar / acessar quando se tratam de list views. São estas (obs: vou colocar os textos originais em inglês para não pecar na tradução e porque quero incentivá-los à absorver a informação em inglês):

Create and Customize List Views: Create list views; modify and delete own list views

Manage Public List Views: Create, edit, and delete public list views

Mass Edits from Lists: Edit multiple records simultaneously from a list with inline editing

Import Custom Objects: Allows non-admin users to import Custom Objects using Data Import Wizard