Conhecendo e executando o Salesforce Optimizer

Se sua org no Salesforce tem mais de um ano de vida, então, você provavelmente deve ter inúmeros objetos, campos, workflows, regras de validações, relatórios e muito mais coisas que nem faz ideia, não é mesmo? Mas você sabia que isso pode prejudicar o desempenho da sua org? E ai você deve estar se perguntando, mas Fernando, como posso manter a minha ORG saudável e sempre otimizada? Bom, nesse caso eu tenho que te apresentar a ferramenta Salesforce Optimizer, vamos lá?

O que é o Salesforce Optimizer?

O Salesforce Optimizer é uma ferramenta gratuita do Salesforce, que analisa todos os Metadado da sua organização e gera um relatório de qualidade da sua ORG.

Devo usar o Salesforce Optimizer?

Sem a menor sombra de dúvidas a resposta é, SIM, o Salesforce Optimizer não afeta a performance da sua ORG, uma vez que esta analise é executada sobre os Metadados, se você não sabe o que é um Metadados, sugiro que você leia este post do Arthur Anelli, o Salesforce Optimizer trabalha na mesma camada de validação de pacote, analisando somente os metadados da sua ORG, sem afetar o desempenho ou fazer com que ela fique indisponível.

Executando o Salesforce Optimizer

Primeiro, certifique-se de que você tenha um login de Administrador.

A execução do Salesforce Optimizer está disponível tanto para o Salesforce no modo Classic quanto no modo Lightning, no classic acesse o menu de configurações (Setup), e no menu Monitorar (Monitor), procure por Otimizador (Optimizer), ou simplesmente digite Otimizador (Optimizer) na busca do menu lateral.

Para o modo Lightning, acesse o menu de configurações, a opção Otimizar (Optimizer) geralmente é a última opção do menu, ela não está dentro de nenhum sub-menu, mas você também pode utilizar a busca para localizar mais rapidamente.

Ao acessar o menu de Otimizador, você irá se deparar com a tela abaixo.

Deste ponto em diante, você terá que ter conhecimento do idioma Inglês, pois a ferramenta é totalmente em inglês, inclusive o relatório final. Mas acredito que não será nenhum problema, você precisará de poucas ações para conseguir executar o Salesforce Optimizer.

Você pode executar o Salesforce Optimizer tanto em Sandbox quando em Produção, se você tiver uma Sandbox atualizada pode ser uma boa opção executar nela, mas como  contei no começo, o Salesforce Optimizer é executado na camada de metadados, não interferindo na performance da sua Org, então caso deseje executar em produção, não se sinta culpado.

Para executar, clique no botão azul, Run Optimizer na parte superior da tela.

Ao clicar neste botão você receberá uma mensagem avisando que você recebera um e-mail assim que a analise for finalizada, isso pode demorar alguns minutos, e infelizmente não existe uma tela onde você possa consultar o progresso, então é clicar e esperar, no meu caso demorou por volta de 20 minutos.

Você receberá um e-mail como este, com um link para o arquivo que ficará guardado na sua ORG, mas também receberá o arquivo anexo no mesmo e-mail.

Analizando o Resultado do Salesforce Optimizer

A análise desse relatório é algo bem simples, e se você der atenção a cada um dos pontos apresentados, sua ORG e seus usuários vão te agradecer, pois com certeza você terá um ganho notável de performance.

É possível acompanhar o resultado de uma forma bem visual, mas eu realmente recomendo que você olhe a fundo o que é apresentado no relatório, pois além dele te mostrar os pontos que você está extrapolando, ele ainda te traz links úteis de como otimizar aquele ponto, abaixo um resumo dos limites da ORG.

O relatório exibe os limites da sua ORG, uso de campos e objetos personalizados, workflows, regras de compartilhamento e ainda os pontos onde você precisa ter mais adoção.

Se você é apaixonado por números e estatísticas você com certeza irá amar esse relatório, acredito que esse relatório vai fazer a sua mente explodir de tantas ideias de otimização que vão surgir.

Legal, e agora, como fazer uma limpeza na minha org?

Removendo campos inúteis

O AppExchange é repleto de ferramentas que pode te auxiliar na limpeza da sua ORG, uma ferramenta muito interessante é o Field Tip, esta ferramenta faz um mapeamento dos campos que não são utilizados na sua ORG, ou seja campos que não estão recebendo atualizações de dados, com isso você já tem um norte de por onde iniciar uma limpeza, o ideal é executar essa analise do Field Tip em produção ou uma ORG Full Copy, mas comece a remoção dos campos somente em um ambiente atualizado de Sandbox.

Removendo relatórios não utilizados

É muito comum as pessoas criarem relatórios para um uso específico, senão, para serem utilizados uma única vez, e você acaba ficando com um mar de relatório que nunca mais são utilizados, e ai você deve estar se perguntando, como vou saber quais relatórios posso remover?

Por mais incrível que possa parecer, o jeito mais simples é, criar um relatório, para isso acesse o menu Relatórios, clique no botão Novo Relatório, e escolha a pasta Relatórios administrativos e a opção Relatórios.

Em seguida faça um filtro por data de execução pelo período desejado, não precisa escolher quais campos você quer, os padrões já ter ajudarão a ter uma boa ideia do que tem de relatório não utilizados na sua ORG.

No meu caso eu fiz o filtro para relatórios que foram executados antes de 30 de dezembro de 2016, ou seja, relatórios que faziam mais de um ano que não eram executados, e para a minha surpresa, encontrei mais de 400 relatórios, e muitos deles são os padrões que acompanham o Salesforce.

Indo mais fundo com o Acelerador Org Health

Se a sua ORG tem suporte Premier+ do Salesforce, você tem o direito de utilizar um serviço chamado Aceleradores, os acelerados consiste em um especialista do Salesforce te ajudando em uma determinada frente, um desses aceleradores chama-se Org Health. O Org Health tem suporte em português, a ideia e que um especialista do Salesforce fará uma analise profunda na sua ORG, e te dará um relatório bem mais completo do que o gerado pelo Salesforce Optimizer, eu realizei esse acelerador na minha ORG a um tempo atrás, e tenho que te contar uma coisa, fiquei surpreso com a qualidade do que me foi apresentado, análise de trechos de códigos, estatística de adoção de vários pontos do Salesforce. Para esse acelerador foram dois bate papos com um especialista, um para ele entender o negócio e outro para ele apresentar tudo o que ele conseguiu colher da ORG.

Se você tem o suporte Premier+ eu realmente recomendo que você realize esse acelerador, inclusive, você só esta lendo este post agora, graças a este acelerador, foi depois de realizar ele que me veio a ideia de criar este post.

Um forte abraço e até o próximo post :)